زمانیکه تصمیم به خرید یک سیستم جامع نرم افزاری برای محیط کار گرفته می شود ، دنیایی از نگرانی و استرس تصمیم گیرندگان را در بر می گیرد .مخصوصا اگر خاطره خوبی از نرم افزارهای قبلی نداشته باشند.
پنجشنبه، 9 دی 1395 13:33:16 بازدیدها: 6694
زمانیکه تصمیم به خرید یک سیستم جامع نرم افزاری برای محیط کار گرفته می شود ، دنیایی از نگرانی و استرس تصمیم گیرندگان را در بر می گیرد . مخصوصا اگر خاطره خوبی از نرم افزارهای قبلی نداشته باشند.این نگرانیها ورای قیمت بوده و مسائل مهمتری را شامل می شوند. مهمترین این نگرانیها امنیت است ، بخصوص امنیت فکری . چنانچه نرم افزار خریداری شده هر روزما را دچار مشکل کند چیکار کنیم ؟ یا با قسمتهای مختلف شرکت ما سازگار نباشد چیکار کنیم ؟ یا اگر کاربران در مقابل آن واکنش منفی نشان دهند و یا ادعا های که شرکت ارائه دهنده نرم افزار میکند آیا واقعی است یا صرفا یک تبلیغات پوچ و تو خالی میباشد.
به راستی راه چاره چیست ؟
چگونه می توانیم نرم افزاری را انتخاب کنیم که مشکلات ما را حل کند؟بهترین گزینه هایی که باید در انتخاب یک نرم افزار در نظر بگیریم چه چیزهای میتواند باشد؟
در ادامه به ترتیب پارامترهای انتخاب مناسب برشمرده می شوند:
1 = سازگاری
درابتدا نیازهای مجموعه خود را روی کاغذ بنویسید و الویت بندی نمائید. نیاز شما بستگی به نوع شغل شما دارد . قطعا یک کارخانه تولید مواد غذائی با یک کارخانه تولید سیمان یا یک کارخانه بسته بندی و خدماتی یا یک بنگاه اقتصادی و بازرگانی نیازها و خواسته های صنفی و یا شاید سلیقه ائی هم داشته باشند. یک نکته دیگر ! فکر نکنید نرم افزار جدید
همه آنچیزهای که نرم افزار قبلی شما داشته را دارد . باید همه موارد را یک به یک در کاغذ درخواستهایتان بنویسید. بنابراین نرم افزار مورد نظر ما باید متناسب با نیازهای ما باشد تا یک سیستم جوابگو و کارآمد داشته باشیم .
2 = انعطاف
هر بنگاه اقتصادی امکان تغییراتی دارد چه مربوط به مسائل داخلی باشد و چه خارجی .
اضافه و یا کم کردن پرسنل ، بستگی به میزان سفارشات
جدا شدن یا ترکیب واحد ها مختلف سازمانی ،به منظور بهینه سازی
تغییرات در خط تولید و یا مواد اولیه بنا به تحریمها فعلی یا سیاستگذاری
تغییرات نرخ ارز و اثر گذاری مستقیم بر بهای تمام شده مواد و کالا
جابجائی های مدیریتی و تغییر سیاستها ، تغییر افراد ، تغییر منابع خرید. یا فروش ، جابجائی های فیزیکی ، تغییر در خط تولید ، تغییر در نوع تولید ، بنا به ضرورتها و حفظ بازار . هریک از این تحولات نیاز به ایجاد تغییراتی در محیط نرم افزاری ما دارد ، مطمئن شوید نرم افزاری که خریداری می کنید آمادگی پوشش این قبیل تغییرات را داشته باشد.
3= امنیت اطلاعات
در هر بنگاه اقتصادی حفظ و حراست از اطلاعات به دوبخش کلی درون سازمانی و بیرون سازمانی تقسیم میشود:
درون سازمانی : در این بخش نیز حدود اختیارات از واجبات یک نرم افزار توانمند میباشد . باید مطمن شوید نرم افزار شما قادر است بصورت سلولی سطح دسترسی ایجاد نماید ، هرچند شما میتوانید از نزدیکان و یا اشخاص مورد تائید نیز استفاده کنید . ولی آیا این راه حل مناسبی میباشد ؟ یا اینکه ما سیستم را حاکم بر روابط نمائیم
بیرون سازمانی : در اینجا قضیه خیلی فرق میکند. شما با فرد یا افرادی بنا به ضرورت آشنا میشوید و بدون آنکه بدانید این افراد چه کسانی هستند یا منظورشان چیست همه مسائل کاریتان را با آنها مطرح میکنید . فاجعه اینجاست که اگر خدای ناخواسته این افراد با سونظر به شما و بنگاه اقتصادیتان نزدیک شده و با قیمت کمی پائینتر رضایت به برنامه نویسی یا فروش نرم افزار به شما را بگیرند ،آیا احتمال فروش اطلاعات ، سو استفاده ، اخاذی ، سرقت اطلاعات حساس و فرمولهای تولیدی را هم مد نظر داشته اید ؟راستی چه باید کرد ؟ یک نرم افزار خوب باید امکان تعریف لایه های امنیتی متفاوت برای افراد مختلف را در سطح درون سازمانی داشته باشد و آنهم بصورت سلولی و چه بهتر که تعریف این دسترسی ها توسط یک نفر در مجموعه خود شما ( که معمولا مدیر سیستم نامیده می شود ) انجام بگیرد. و اما در مورد اشخاص یا شرکتهای فروشنده خدمات و نرم افزار باید دقت کافی به سوابق اجرائی و استعلام از مشتریان قدیمی آن مجموعه را بنمائید . تا با خاطری آسوده اطلاعات ارزشمند خود را در آن نرم افزار قرار دهید.
4 = آموزش
معمولا همه شرکتهای نرم افزاری همراه با خرید نرم افزار آموزش استفاده از آن را به شما خواهند داد . این آموزش می تواند بصورت حضوری و یا توسط جزوات ، سی دی آموزشی که به شما ارائه می شود انجام بگیرد . اما نکته مهم آن است که در طی کار با یک نرم افزار جدید سئوالاتی مطرح می شود که فرد استفاده کننده از نرم افزار نیازمند به دریافت پاسخ آنهاست .زیرا هیچ چیز کلافه کننده تر از یک نرم افزار جدید و ناآشنا نیست.
مطمئن شوید شرکت تولید کننده نرم افزار بتواند در این زمینه نیز به شما سرویس دهی مناسب داشته باشد .
5 = خدمات فنی
اشکالات نرم افزاری یکی از بدیهیات این رشته می باشند . همانطور که نرم افزارهای شرکتهای معظمی مانند مایکروسافت گوگل ، یاهو ، نیز می توانند دچار مشکل شوند.در این زمینه تحقیق کنید ! نرم افزاری را که خریداری میکنید سابقه مناسبی از لحاظ کارائی و صحت عملیاتی در بازار داشته و کاربران آنها از رضایت نسبی برخوردار بوده ، و از کیفیت نرم افزار و وضعیت سرویس دهی شرکت تولید کننده نیز جویا شوید با این روش می توانید مطمئن باشید در طی کار با آن نرم افزار با کمترین مشکلات برخورد خواهید کرد.توجه کنید تعداد مشتریان استفاده کننده از یک سیستم مهم نیست بلکه نوع آن مشتریان و مصرف آنها مهم است ، بطور مثال یک شرکتی که نرم افزار عام بازاری با قیمت پائین ارائه میکند ، طبیعی است که تعداد زیادی مشتری داشته باشد . ولی شرکتهای متوسط تا بزرگ که نیازمند اهرم کنترلهای قوی اجرائی و مدیریتی هستند ، نیازمند نرم افزارهای خاص با قیمتهای معقول سطح نیازشان هستند ،این نوع نرم افزار ها از مشتریان خاص با تعداد کمتر برخوردار هستند.
6 = روش دریافت خدمات فنی
ممکن است فاصله مکانی شما با تولید کننده نرم افزار زیاد باشد. بخصوص شرکتهای تولیدی که در شهرکهای صنعتی حومه شهرهای بزرگ قرار داشته
و رسیدن به آنها خود یک مسافرت است . کنترل کنید در صورتیکه دچار مشکل فنی شوید شرکت طراح چگونه به شما سرویس دهی می کند.
مطلوب ترین حالتهای سرویس دهی به شکل زیر است :
الف- رفع اشکال توسط اتصال از طریق اینترنت و آنلاین ( در لحظه )
ب – رفع اشکال از طریق اتصال فکس مودم و ( در لحظه )
پ – مراجعه کارشناس به محل استفاده از نرم افزار
دو مورد اول : با وجود نیاز به سخت افزارهایی در محل استفاده کننده ، بهترین روشها هستند زیرا سریعترین راه برای رفع اشکالات احتمالی می باشند.
7 = همبستگی و یا عدم همبستگی
هر مجموعه تجاری از واحدهای مختلفی تشکیل شده است مانند مالی، اداری، واحد تولید، واحد بازرگانی و غيره. احتمالا در مکانیزه کردن سیستمهای خود قصد داریم برخی از این واحدها توسط نرم افزار با هم مرتبط باشند و یا بالعکس . دقیقا مشخص کنید چه واحدهایی از طریق نرم افزار باید با هم مرتبط باشند و آنرا برای طراح و کارشناس نرم افزار توضیح دهید تا بتوانید بهترین استفاده را از ظرفیت نرم افزار ببرید.احتمال دارد که شما نیاز به برنامه نویسی داشته باشید ، آیا برنامه ائیکه خریداری میکنید یک پکیج آماده است و بدون تغییران یا یک نرم افزار است با امکان پویائی ؟ آیا فروشنده نرم افزار این مورد را در قرارداد فروش خود مکتوب نموده است ؟
8= نیازهای منحصر بفرد
آیا مجموعه شما واحد خاصی دارد که مشابه آن در واحدهای نمونه دیده نمی شود؟ آیا کارهایی را به روشهایی خاص و منحصر بفرد انجام می دهید که ویژه شماست؟
حتی الامکان هر ویژگی خاصی را که در مجموعه و کار خود دارید را به اطلاع طراح و کارشناس سیستم برسانید .این امر از تنش حین کار که مرحله حساسی میباشد و همچنین از دوباره کاری و خستگی مجریان و دلزدگی و عدم گرفتن نتیجه مطلوب جلوگیری مینماید.هرچقدر نرم افزار با ویژگیهای شما سازگارتر باشد ، کار با آن راحت تر و دلپذیرتر خواهد شد.
9= صبور باشید
خداوند انسانهای صبور را دوست دارد. شروع کار با یک نرم افزار ، بخصوص اینکه قبلا نرم افزار دیگری داشته اید و پرسنل شما با آن عادت کرده اند شما را با مقاومتهایی روبرو خواهد کرد ولی بدنیست بدانید چناچه نرم افزاری انتخابی با تحقیق و تجسس و دقت کافی تهیه شده پس از مدت کوتاهی واکنشهای منفی تبدیل به رضایت همکارانتان خواهد شد و این برای همه پیش می آید . پس صبور باشید و با آموزشهای مداوم به پرسنلی که با نرم افزار کار می کنند سعی در رفع مشکلات و مقاومتهای طبیعی آنها بنمائید
تهيه كنندگان : محمد رضا امين – بهزاد جعفري
جهت بررسي بيشتر دو مورد زير را مطالعه فرماييد:
